Výsledek kontroly účetnictví a evidence členské základny RKČR

Věc: Kontrola vedení účetnictví a evidence členské základny RKČR


Členy KRK RKČR, jmenovitě pan O.Cachem a Ing.Ivo Přikrylem byla dne 24.9.2005 provedena kontrola vedení účetnictví RKČR.

Učetnictví RKČR je vedeno předsedkyní ,pokladní a účetní klubu, paní Boženou Dubskou. Veškeré účetní doklady a počítačový program na vedení účetnictví měla paní předsedkyně u sebe v Říčanech u Prahy, proběhla i kontrola účetnictví tamtéž.

Po celou dobu kontroly byla KRK paní Dubskou ochotně poskytována veškerá požadovaná pomoc a součinnost.

Kontrolována byla úplnost a vedení účetnictví jako takového, náležitosti účetních dokladů, a také úplnost zaúčtování bankovních výpisů.

S ohledem na článek 12, bod 2,písmeno d) a na základě obdržených upozornění týkající se nesrovnalosti mezi odvody poplatků za členskou základnu na ČKS a vykazovanými příjmy z členských příspěvků se KRK zaměřila i na kontrolu stavu členské evidence.


Technicky je účetnictví klubu vedeno velmi dobře. Od počátku r.2005 je k účetnictví klubu využíván nový počítačový program. Tento pak, na rozdíl od programu využívaném v létech předchozích, umožňuje jednoduše a průběžně zveřejňovat hospodářské výsledky klubu.

KRK byla předloženy kompletní kopie pokladního deníku klubu od 1.1.2005 do 10.8.2005. Za účelem kontroly počtu přihlášených a platících členů byl KRK také poskytnut seznam zaúčtovaných členských plateb od 1.7.2004 do 31.12.2004.

Veškeré kontrolované pokladní doklady byly řádně archivovány a jednotlivě zaúčtovány v účetním deníku.
Převod zůstatku z roku 2004 byl řádně zaúčtován, jak v bance, tak v pokladně.

U bankovních výpisů byla zkontrolována pořadová čísla a zaúčtování návaznost zůstatků u jednotlivých bankovních výpisů.

U výběrů hotovosti z bankovního účtu bylo kontrolováno zda došlo k jejích následnému řádnému zaúčtování do pokladny.

V pokladním deníku KRK doporučuje vždy specifikovat osobu, které bylo cestovné vyplaceno a nepoužívat hromadné zaúčtování. Také zápisy „cestovné“ , „poštovné“, „režie“ či „cestovné na schůzi předsednictva „ považuje KRK za příliš obecné termíny.

Z hromadných záznamů v účetním deníku není pak během případné kontroly (bez přístupu k dalším materiálům) jednoduše možné vyseparovat náklady na cestovné jednotlivých členů předsednictva či KRK, případně zjistit z jakého důvodu a komu byla úhrada provedena. Pro tyto údaje je vždy třeba pracně vyhledávat odpovídající doklady v účetních materiálech.


Při kontrole byly nalezeny následující drobné nedostatky:



Dle Organizačního řádu RKČR, čl.12, bod 2, písm. c) má KRK kontrolovat, zda jsou finanční a materiálové prostředky klubu účelně a efektivně vynakládány k zabezpečení úkolů a chovu klubu.
Za tímto účelem si nechala KRK předložit rozbor příjmů výdajů klubu za rok 2005 a také pokladní deník klubu.

Z předložených dokladů (od 1.1.2005 do 10.8.2005) vyplývá, že jednu z největších nákladových částech činí cestovné, za které bylo členům předsednictva vyplaceno 36.328,- Kč. Zde je velmi obtížné posoudit, zda tyto cestovní náklady byly vyplaceny účelně a efektivně, neboť KRK nemá zpětně možnost ověřit, zda bylo třeba tolika jednání předsednictva, či zda nebylo možno stejné záležitosti projednat jiným, levnějším způsobem (telefon, internet).

Další významnou položkou je klubový zpravodaj jeho rozesílání. Zde bylo za sledované období vynaloženo cca 52.000.- Kč. Za stejné období však bylo za inzerci ve zpravodaji přijatou pouze 3.700.- Kč. Je patrné, že tisk a rozesílání zpravodaje významně zatěžuje rozpočet RKČR a je na členské základně, aby posoudila zda jsou náklady na tisk klubového časopisu adekvátní. Zde je třeba ocenit snahu předsednictva, že se úspěšně snažilo zajistit co nejlevnější a přesto dostatečně kvalitní tisk klubového zpravodaje.

Poslední významně nákladovou položkou bylo pořádání Klubové výstavy RKČR v Pardubicích, na kterou bylo vynaloženo cca. 31 000,- Kč. Tato akce bylo velmi dobře organizačně zajištěna a náklady na její pořádání nevybočují z dlouhodobého průměru.

V této zprávě nejsou zmiňovány další platby a poplatky, které byly hrazeny a které budou obsaženy ve zprávě účetní klubu.

KRK se naopak domnívá, že není s ohledem na hospodaření klubu účelné hradit ubytování členům předsednictva při dvoudenních akcích nebo provádět proplácení návštěv internetových kaváren za účelem přístupu k internetu. Jedná se řádově o malé částky, proto je na zvážení členů předsednictva zda vůbec požadovat jejich proplacení.

Ukázalo se, že prověření vedení členské evidence nebylo během návštěvy u paní Dubské uskutečnitelné. Jeden seznam členské základny údajně vede jednatelka klubu paní Olga Havlová a druhý pak sama pokladní klubu paní Dubská. Seznamy jsou vedeny jednoduše formou XLS tabulky ve kterých každá z nich aktualizuje údaje podle toho jak si mezi sebou sdělují informace.

KRK zjistila, že za současného stavu vedení evidence nelze jednoduše zpětně určit počet členů klubu k určitému datu. Není tak tedy možné snadno porovnat jmenný seznam s účetními podklady a zjistit kdo, kdy a kolik má zaplaceno na členských příspěvcích.

Dne 10. dubna 2005 uhradil klub ČKS poplatek 9.000,- Kč, což při 20Kč/člena odpovídá stavu 450 členů . Současně s touto platbou měl být na ČKS předán jmenný seznam členů klubu včetně rodných čísel členů. Dle vyjádření předsedkyně klubu paní Dubské, tento seznam připravovala pro ČKS jednatelka klubu paní Olga Havlová.

Předseda KRK pan O.Cach několikrát požádal jednatelku o zaslání kopie jejího seznamu členů a také o zaslání kopie seznamu předaného na ČKS.

Bohužel i přes opakované přísliby, do dnešního dne jednatelka klubu nepředala KRK  výše požadované  doklady

KRK se proto rozhodla sama za pomocí účetních dokladů spočítat, kolik členů klub v dubnu 2005 měl.
Toto se ukázalo jako obtížný úkol, a to jak díky třeba platební nekázní členů samotných, tak i díky bance, která na výpisech komolí jména a údaje platícího. V neposlední řadě je také na vině silná fluktuace stavu členské základny.

Situaci navíc ztěžovalo, že platby členských příspěvků jsou v pokladním deníku účtovány souhrnně a není u nich uvedeno, za kolik členů účtovaný poplatek je. Tato informace je sice vyhledatelná z příloh bankovních výpisů, ale bez nich není možno určit, zda příchozí platba 500kč je platba jednoho normálního člena nebo dvou členů s rodinným členstvím.

KRK doporučuje, aby pokladní RKČR do poznámek v účetním deníků uváděla počet členů, za který souhrnnou částku účtuje.

V RKČR neexistuje jednotný předpis který by definoval, od kterého data jsou platby brány jako platby na další rok nebo zda jsou brány jako poplatek za rok běžný. Toto je problém zejména u nových členů.
KRK při kontrole vytvořila seznam příchozích členských příspěvků a za spolupráce s pokladní klubu k nim přiřadila počty členů, kterých se přijatý poplatek týkal.

Výpočet počtu členů byl proveden od 1.7.2004 do 30.9.2005.

Období         Platících členů                                 Období          Platících členů
7/2004                 7                                                 1/2005                     83
8/2004                 7                                                 2/2005                     60
9/2004               15                                                 3/2005                     20
10/2004             18                                                 4/2005                     13
11/2004             35                                                 5/2005                       9
12/2004             71                                                 6/2005                       9
7/2005                 3
8/2005                 9
9/2005                 6

Pokud tedy považujeme za počátek období od kterého členové začínají platit příspěvky na následující rok datum 1.7.2004, KRK vypočetla, že k 10.4.2005 měl klub přibližně 329 platících členů. (s případnou chybou +/- několik členů).

K seznamu je třeba připočíst čestné a neplatící členy. Těch je dle sdělení paní Dubské 25.

Z výše uvedeného vyplývá, že k 4/2005 měl RKČR přibližně 354 členů.

RKČR odvedl dne 10.4.2005 na ČKS poplatek za 450 členů ( cca o 100 členů víc) než se podařilo spočítat dle příchozích členských příspěvků.

RKČR nepředložil KRK jmenný seznam členů který byl na ČKS předán a za které měl zaplatit. Není tedy ani možné zpětně zkontrolovat, zda byl a komu správně rozesílán klubový zpravodaj.

KRK shledává evidenci stavu členské základny jako nedostatečnou, obtížně kontrolovatelnou a doporučuje předsednictvu přijmout opatření vedoucí k nápravě.

KRK také zvlášť upozorňuje na skutečnost, že jednatelka klubu doposud nedodala požadované materiály ke kontrole. Toto naposledy zdůvodnila poruchou počítače.