Prosím nepovažujte tento text za závěrečnou či oficiální zprávu KRK k tomuto tématu. Berte jej spíše jako moji informaci o průběhu věci. Snažil jsem se zatím vyvarovat závěrů, neboť kontrola není stále uzavřena. Čekáme na doplnění informací týkajících se především účtování počtu členů. Bohužel paní Dubská je v současné době nemocná a tak jsme se s předsedou KRK dohodli, že s uzavřením kontroly počkáme..Nečekejte od nás také odpovědi na otázky typu zda předsednictvo proplatilo tomu a tomu něco oprávněně a nebo ne. Myslím si, že od toho je předsednictvo předsednictvem a všechny výdaje, které v období udělalo, musí dle platných řádů před členskou schůzi zveřejnit.
A také si je před členskou schůzi obhájit.
Jak jsem již napsal v nadpisu, dne 24.9.2005 jsme s p.Cachem provedli kontrolu jednoduchého účetnictví RKČR, vedeného paní predsedkyní, pokladní a účetní klubu, paní Dubskou.
Musím hned na začátku říct, že nám byla ochotně poskytnuta veškerá pomoc a vysvětlení, která jsme potřebovali u věcí nám z počátku ne zcela jasných. Technicky je účetnictví klubu vedeno velmi dobře, program kterým paní Dubská účtuje byl schopen vytisknout pomalu jakoukoliv analýzu či sestavu, kterou bychom si vzpomenuli.
Doklady, vypisy a účtenky byly přehledně utříděny, uspořádány a nalepeny na papírech v přidělených šanonech.
Kontrola byla zaměřena na průkaznost vedení účetnictví jako takového a na obsažnost náležitostí účetních dokladů. Pan Cach se navíc rozhodl prověřit i záležitosti týkající se dohadů kolem počtu členů v návaznosti na podnět zaslaný p.M.Císařem předsedovi KRK.
Připomínám, že ani jeden z nás nejsme účetní profesionál, ale rozhodně jsme k věci přistupovali zodpovědně.
Mezitím co se p.Cach věnoval spolu s předsedkyní klubu počítání a diskusi kolem počtu členů, jejich seznamů a poplatků, probíral jsem se účetními doklady klubu. Kontroloval jsem, zda jsou doklady řádně číslovány, zaúčtovány, zda maji všechny náležitosti, zda jsou k výdajovým pokl.dokladům přiloženy paragony za věci, které klub proplácel, atd..
Prověřil jsem namátkově také zda zůstatky z bankovních vypisů odpovídají částkám uvedeným v pokladním deníku k danému datu a zda náhodou nenajdu na výpisech částky, které zaúčtovány nejsou.
U dokladů proplácejících cestovní a jiné náhrady členům předsednictva jsem zkoumal, zda obsahuji všechny náležitosti, které by tyto doklady mít měly. Tedy např. typ vozidla, palivo, průměrnou spotřebu z technického průkazu, najeté kilometry, počátek/konec cesty a třeba i účel cesty.
Po celou dobu, co jsem dělal tuto kontrolu, snažil se pan Cach a paní Dubská najít společné body mezi údaji v dopise p.Císaře a členskou evidencí klubu.
Tato problematika se však ukázala jako mnohem více komplikovaná než by se jeden mohl domnívat. Dohodli jsme se proto, že si z kontroly odvezu kopii pokladního deníku a dalších dokumentů, abych se na věc mohl podívat v klidu doma.
Už během kontroly byla jasná jedna věc - při dnešním systemů evidence členů je velmi obtížné dobrat se přesného počtu členů k určitému datu. Je to zaviněno částečně například platební nekázní členů samotných, bankou - na výpisech zoufale komolící jména a údaje platícího či v neposlední řadě silným pohybem stavu členské základny. I proto byly seznamy a počty z různých období na první pohled obtížně porovnatelné.
Doma jsem nad věcí přemýšlel a došel k názoru, že přece není možné, abych tomu nepřišel na kloub.. Musí být přece dopočitatelné, pokud je tedy účetnictví tak dobře vedeno jak vypadá, že dobře vedeno je, z pokladního deníku vytahat a identifikovat každou jednotlivou platbu členského příspěvku a z těchto údajů následně vypočítat počet členů klubu k libovolnému datu.
Domníval jsem se také, že podle zaplacených částek budu rychle schopen identifikovat, zda se jednalo o členství řádné, rodinné nebo platbu nového člena. Jakmile jsem si celý pokladní deník převedl do formátu XLS, narazil jsem ale na několik problémů:
- Banka na výpise uvádí pouze součet plateb za členské příspěvky. K vypisu pak přikladá soubor příloh, ze kterých se dají jednotlivé platby dopodrobna dohledat - a tyto přílohy já bohužel doma nemám..
- Bez těchto příloh není možné zodpovědně rozhodnout, zda 500,- Kč členského příspěvku na výpise je platba za dva důchodce/rodinné členy nebo zda je to platba za jednoho "normálního" člena. Stejně tak je tomu v případě složení více plateb do jedné velké částky.
- V dokladech, které jsem si přivezl, mi chyběly hotovostní platby členů provedené v roce 2004 do pokladny.
- Není jasné, odkdy-dokdy je počítán "členský" rok. Tedy jinak řečeno, není jednoznačně jasné, když člen zaplatil v srpnu, za který rok vlastně platil a do kterého roku mu mám tedy členství připočítat.
Následně si pak už sám odkontroluji, zda přilohy k výpisům z účtů skutečně odpovídají, sečtu počty lidí a budeme s vysokou určitostí vědět, kolik členů klub k libovolnému datu měl.
S paní Dubskou jsme se také již dohodli, že následně bude platba členských příspěvků zaúčtovávána tak, aby z textu v poznámce účtovaného dokladu bylo na první pohled patrné, za kolik členů platba je. Tedy třeba takhle: Členské příspěvky (2+1+0). Což by znamenalo třeba něco jako 2 členové, 1 rodinný člen a 0 důchodců.
Bohužel v tomto bodě jsem musel svoji práci přerušit, neboť paní Dubská onemocněla a rozhodli jsme se počkat, než se uzdraví..